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论会计电算化与会计档案管理的相互作用

核心导读:论会计电算化与会计档案管理的相互作用,会计电算化是指电子计算机代替传统的人工记账、算账、报账以及部分代替人脑完成对信息分析、预测与决策的过程,是以电子计算机为主的当代电子技术与信息技术应用到会计实务中的简称。会计电算化与会计档案管理之间是相

  会计电算化是指电子计算机代替传统的人工记账、算账、报账以及部分代替人脑完成对信息分析、预测与决策的过程,是以电子计算机为主的当代电子技术与信息技术应用到会计实务中的简称。会计电算化与会计档案管理之间是相互依存、互为促进的关系,一方面,会计电算化工作拓宽了会计档案的职能范围、提高了会计档案管理的效率;另一方面,会计档案管理也对电算化前提下的会计提出了新要求,并为会计控制提供了重要的理论依据。文章从会计环境变化对会计职能影响的角度,论述会计档案职能应随着会计职能重心的变化而相应调整,档案的管理应从软件与硬件两个方面确保会计档案职能的实施。

  一、会计电算化对会计职能的影响

  会计电算化是随着科学技术进步与管理的要求而发展成为一种实现会计职能的手段,是科技环境与管理环境共同作用于会计工作的结果。在会计电算化条件下,一方面,会计人员的工作环境得到改善、效率得到提高;另一方面,会计职能作用形式产生了变化,会计职能的重心由人工记账时期的会计核算转向会计电算化条件下的会计监督。

  1.简化了会计核算过程

  传统的人工记账时期,会计工作的主要任务是进行会计核算,会计核算的过程包括设置账户、复式记账、填制凭证、登记账簿、编制会计报表等内容,其中大量重复的劳动是填制凭证、登记各种账簿与编制会计报表;在会计电算化条件下,会计核算的过程除设置账户与填制凭证是采取人机交互方式外,人工记账时代大量重复进行的登记账簿与编制报表工作主要由计算机自动完成,会计人员所进行的主要是审核与监督工作。显然在电算化前提下,会计核算过程得到简化,会计工作效率明显得到提高。

  2.拓展了会计监督职能

  人工记账时期会计人员的主要精力是在登记各种账簿与编制会计报表上,会计职能主要为核算职能,会计监督仅仅体现在核算之中,监督的形式主要是事后监督与被动监督。在会计电算化前提下,一方面,会计人员从繁重的手工劳动中解脱出来,在时间上保证了会计人员能够有效地行使监督的职能;另一方面,由于会计电算化前提下的预算控制不仅实现了对单位经济活动的“时时监控”,而且还可以打破时间的跨度,完成对历史会计信息的处理与未来信息的分析等工作,较好地进行事前预测、事中控制与事后考核等控制工作,从而大大拓宽了会计监督职能。

  二、会计电算化条件下会计档案职能的多样性

  与人工记账时代的会计档案相比,会计电算化前提下会计档案的形成与管理有以下三个方面的特点。

  1.内容复杂性与领域拓展性

  传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等纸质材料。实行会计电算化后形成的会计档案,从实际内容看,一方面保留了传统意义上的会计档案,另一方面又包括了存储在计算机硬盘中的会计数据和其他磁性介质上的会计数据,使电算化会计档案与传统的会计档案相比,存储的范围和领域明显扩大。

  2.环境依赖性与载体特殊性

  传统的会计档案不需要软、硬件的支持,比较直观,而会计电算化档案必须在特定的计算机硬件与软件系统中才可重现,对系统环境具有很强的依赖性。会计档案的数字化,使会计核算资料的记录方式发生了突破,改变了信息的介质,提高了会计信息处理的质量和速度,但由于电算化会计档案中的档案载体不是纸张而是磁盘、光盘等,它们受载体的质量、存放环境、存贮信息有效期与载体在计算机中阅读器质量好坏等因素的影响。

  3.信息共享性与数据易改性

  网络技术的运用,提高了会计文档的检索速度,实现了档案信息的网上远距离传送,有利于会计档案资源共享。但是,由于存储磁介质与光盘中的数据可以很容易被修改,从而导致会计档案信息的失真,甚至被破坏的可能,而使会计档案失去价值。

  三、会计电算化条件下会计档案职能变化

  由于会计电算化条件下会计工作的结果(会计档案)具有领域的拓宽性、环境的依赖性与数据易改性等特点,会计电算化虽有助于简化核算过程与拓宽会计监督的职能,但在会计工作质量控制与会计信息安全利用方面存在较多的问题,给会计工作提出了新的任务与要求。要解决这一问题,使会计职能适应新会计工作的要求,应从调整会计职能入手,将会计职能的行使设置为两个层次:一是由前台工作人员行使核算与监督职能,完成对经济业务的处理工作;二是由后台工作人员行使的再监督职能,完成对会计信息质量控制与信息利用工作。因此,与传统手工记账时代的档案管理职能相比,会计电算化条件下会计档案的职能有:

  1.会计质量控制的职能

  在会计电算化条件下,会计质量控制的重点是内部制约机制,及时预防“差错”与“舞弊”行为的发生,会计档案管理的主要职责是要留下包括“差错”与“舞弊”行为在内的经济业务记录与会计工作痕迹。因此,在会计电算化条件下,会计档案管理首要职能是实现档案归集工作的前移,确保会计档案资料的真实性,反映经济业务与会计工作的本来面貌;其次,要将内部会计控制制度与实施结果纳入档案管理的范畴,把事后监督信息定期反馈到会计工作前台,同时真实记录信息反馈与信息处理的过程;第三,要建立会计档案归集的审查制度,制订会计信息处理过程和归档要求,使会计档案的归集成为单位会计工作质量再完善的过程。

  2.会计信息利用的职能

  由于计算机中的数据文件是动态的,时刻都在发生变化,因此,会计档案利用的首要任务是要根据会计工作的特点,在规定的时间段内进行数据备份,并定期将计算机系统中的所有档案要素复制到磁介质上,与相关的文字材料和电子文档等一同归档,保证归档资料的完整性,为实现档案数据的综合查询与有效利用奠定基础;其次,要运用相关的统计分析方法,对会计信息进行加工整理,并通过对会计档案的编研,以财务年鉴等方式形成有价值的会计信息,防止保存档案信息的载体失效而使重要的会计信息丢失;第三,根据工作需要,在有针对性地实现会计档案信息对外提供与提高会计档案利用价值的同时,做好会计档案数据的日常维护工作。四、会计电算化条件下会计档案职能的实施要实现会计电算化条件下会计档案的各项职能,必须从观念、制度、手段与人力等方面入手,才能确保会计档案职能的实施。

  1.强化档案意识

  首先,要克服传统会计档案管理过程中的错误观念,纠正会计档案管理过程中的错误做法。如:重凭证、账簿管理,轻辅证材料管理;重纸质实物档案管理,轻磁性介质档案管理;重移交后续管理,轻前台管理;重统一管理,轻专门管理。其次,引进新的档案管理思想、管理方法和管理成果,树立档案管理的时效性、完整性、过程控制性、质量保证性、妥善保管性与有效利用性意识。

  2.健全档案制度

  会计档案管理应从严密、有序与规范的要求出发,充分重视制度建设,严格按照《会计档案管理办法》与会计电算化档案管理的要求,积极推进会计档案管理的科学化、规范化、制度化与现代化工作。建立会计档案入库前的审查制度,确保入库会计档案的质量;建立会计档案查询、对外借阅、复印等内部控制制度,防止档案资料的遗失与泄密,确保会计档案的安全;加强对有保存价值与利用价值的辅证材料以及磁性介质会计资料的管理,防止磁性介质档案信息的失效,确保会计档案的完整。

  3.完善档案手段

  随着新型存储介质的不断出现和现代信息处理技术的广泛应用,出现了许多新型的档案载体,新型载体与传统档案载体在形成介质、利用方式、存储方式等各方面都有不同的特点和要求。以新型档案载体为对象的会计档案,将是电算化条件下会计档案管理的重要形式,这对会计档案的管理手段与管理环境提出了更高的要求。会计档案管理部门只有将先进的技术设备、技术手段与技术成果引入档案管理实践中,才能满足新型档案管理的要求。

  4.培训档案人员

  现代化的管理需要现代化的人才、现代科学技术手段与先进科学管理方法的掌握和应用,人是决定因素。由于会计档案资料内容广泛,具有专业性、广泛性与严密性的特点,作为一种专门档案,不能按一般档案的管理办法进行管理,而应按照专门档案进行专业化管理。会计档案的专业化管理,要求档案管理人员不仅要有专业档案管理学知识,还应具备会计专业知识,能够熟练使用现代化的管理手段。而现在大部分档案管理人员只具备会计或档案管理单方面的知识,难以胜任现代会计档案管理工作的需要,因此,培养掌握各种现代技术知识和技能、了解档案管理知识,又精通会计工作业务,专门从事会计档案管理的工作人员,才能适应新时期会计档案管理的要求。



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